Das Lastenheft kommt vom Kunden und beschreibt, was das WMS leisten soll, ohne die technische Lösung vorzugeben. Das Pflichtenheft kommt vom Anbieter und beschreibt, wie er die Anforderungen aus dem Lastenheft konkret umsetzen will. Das Lastenheft ist also die Anfrage, das Pflichtenheft die Antwort darauf. Beide zusammen bilden später oft die Vertragsgrundlage.

Für ein mittelständisches WMS-Projekt sind fünfzehn bis dreißig Seiten üblich. Kleinere Cloud-WMS-Projekte kommen oft mit zehn bis fünfzehn Seiten aus, komplexe Konzern-Rollouts mit Fördertechnik-Integration können vierzig Seiten und mehr umfassen. Wichtiger als die Seitenzahl ist Vollständigkeit: Fehlt ein Kapitel wie das Mengengerüst, wird die Anfrage für Anbieter unpräzise.

Für ein vollständiges Lastenheft ja, auch wenn einzelne Kapitel bei kleineren Projekten kürzer ausfallen können. Am häufigsten übersprungen werden das Mengengerüst und die Bewertungskriterien, beide sind aber entscheidend: Ohne Mengengerüst können Anbieter die Systemgröße nicht einschätzen, ohne Bewertungskriterien wird der spätere Anbietervergleich subjektiv.

KO-Kriterien sind Ausschlusskriterien, ohne deren Erfüllung ein Anbieter aus dem Rennen ist, etwa eine zwingende ERP-Schnittstelle. Pflichtanforderungen müssen erfüllt sein, sind aber verhandelbar in der Umsetzung. Wunschanforderungen sind wünschenswert, aber nicht entscheidend für den Zuschlag. Diese Dreiteilung macht die spätere Angebotsbewertung objektiv nachvollziehbar.

Bei überschaubarer Komplexität und vorhandener interner Logistik- und IT-Kompetenz lässt sich ein solides Lastenheft intern erstellen, besonders mit einer strukturierten Vorlage wie dieser. Bei mehreren Standorten, komplexer Fördertechnik oder wenig interner Erfahrung mit IT-Ausschreibungen lohnt sich externe Unterstützung, um Anforderungslücken zu vermeiden.

Konkret genug, dass ein Anbieter mit Ja, Nein oder Teilweise antworten kann, ohne nachfragen zu müssen. Eine Anforderung wie "Das System soll die Kommissionierung unterstützen" ist zu vage. Besser: "Das System unterstützt beleglose Kommissionierung per Pick-by-Scan mit Mehrfachauftrags-Bearbeitung." Je präziser die Formulierung, desto vergleichbarer werden die Anbieter-Antworten.

Mindestens die Anzahl aktiver SKUs, das tägliche Auftragsvolumen im Durchschnitt und an Spitzentagen, die gewünschten Picks pro Stunde, die Lagerfläche in Quadratmetern sowie die geplante Wachstumsrate für die nächsten drei bis fünf Jahre. Diese Zahlen bestimmen, ob ein WMS für Ihre Größenordnung überhaupt geeignet ist.

Grundsätzlich ja, aber jede Änderung nach Versand an die Anbieter verlängert den Auswahlprozess, da alle Anbieter erneut Stellung nehmen müssen. Kleinere Klarstellungen lassen sich meist unkompliziert per Rückfragerunde klären. Größere inhaltliche Änderungen sollten möglichst vor dem Versand an Anbieter final abgestimmt sein.

Die Grundstruktur ähnelt sich, ein WMS-Lastenheft benötigt aber lagerspezifische Kapitel, die ein allgemeines IT-Lastenheft nicht abdeckt: das Mengengerüst mit Picks pro Stunde und SKU-Anzahl, Anforderungen an Fördertechnik-Integration und Barcode- beziehungsweise RFID-Scanning sowie branchenspezifische Compliance-Anforderungen wie Chargenverfolgung in der Pharma- oder Lebensmittellogistik.

Im Kern die Logistikleitung für Prozesse und Mengengerüst, die IT für Schnittstellen und technische Anforderungen sowie der Einkauf für Vertrags- und Bewertungskriterien. Key User aus dem Lager sollten die funktionalen Anforderungen gegenlesen, damit die Beschreibung der Ist-Prozesse tatsächlich der betrieblichen Realität entspricht.

Grundsätzlich scheidet der Anbieter dann aus dem weiteren Prozess aus, dafür sind KO-Kriterien da. In der Praxis lohnt sich eine kurze Rückfrage, ob eine Erfüllung über eine Roadmap oder eine Partnerintegration in absehbarer Zeit möglich ist. Bleibt die Antwort negativ, sollte die Ausschlussregel konsequent angewendet werden, auch wenn der Anbieter sonst überzeugt.

Die vollständige Kapitelstruktur und alle Beispiel-Formulierungen dieser Seite lassen sich direkt als Grundlage für ein eigenes Dokument nutzen. Eine vorformatierte, editierbare Version mit allen neun Kapiteln steht zusätzlich über die Requirement Templates App im Find-Your-WMS Selection Portal bereit.