Inventur mit WMS: die vier Verfahren nach HGB
Die Inventur ist der Punkt, an dem sich die Qualität eines Lagerverwaltungssystems in Geld ausdrückt. Ob ein Betrieb im DACH-Raum die teure Stichtags-Vollaufnahme vermeiden kann, hängt unmittelbar davon ab, ob die Lagerbuchführung die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt. Das Handelsgesetzbuch kennt vier Verfahren mit sehr unterschiedlichen Anforderungen an die Software. Als Benchmark für eine belastbare Lagerbuchführung gilt eine Bestandsgenauigkeit von über 99 Prozent.
Was das Gesetz erlaubt
Alle vier Verfahren sind zulässig. Sie unterscheiden sich im Aufwand und in dem, was die Software leisten muss.
| Verfahren | Rechtsgrundlage | Kernbedingung | Systemvoraussetzung | Betriebsunterbrechung |
|---|---|---|---|---|
| Stichtagsinventurder Regelfall | § 240 HGB | Vollaufnahme am Bilanzstichtag oder innerhalb von zehn Tagen davor oder danach | keine besondere, auch mit einfachen Systemen möglich | hoch, Lager steht |
| Verlegte Inventurzeitlich vorgezogen | § 241 Abs. 3 HGB | Aufnahme bis drei Monate vor oder zwei Monate nach dem Stichtag, mit wertmäßiger Fortschreibung | wertmäßige Fortschreibung bis zum Stichtag muss nachvollziehbar sein | mittel, planbarer Termin |
| Permanente Inventurlaufend über das Jahr | § 241 Abs. 2 HGB | Aufnahme über das Geschäftsjahr verteilt, jeder Artikel mindestens einmal jährlich | lückenlose Lagerbuchführung mit artikelgenauer Erfassung jedes Zu- und Abgangs | gering, im laufenden Betrieb |
| Stichprobeninventurstatistisch hochgerechnet | § 241 Abs. 1 HGB | statistische Hochrechnung, relativer Stichprobenfehler höchstens 1 Prozent bei 95 Prozent Aussagesicherheit | anerkanntes mathematisch-statistisches Verfahren, saubere Schichtung des Bestands | gering, nur Teilmengen |
Die beiden unteren Verfahren sind die wirtschaftlich interessanten, weil sie den Betrieb nicht anhalten. Sie stellen aber Anforderungen, die ein Lagerverwaltungssystem erfüllen muss und die sich nicht organisatorisch ersetzen lassen. Genau hier entscheidet sich, ob eine Systeminvestition sich über die Inventur mitfinanziert.
Was die permanente Inventur wirklich verlangt
Der Gesetzestext ist kurz, seine praktische Wirkung erheblich.
Was das Gesetz fordert
- Lückenlose Lagerbuchführung: jeder Zu- und Abgang artikelgenau und zeitnah erfasst, ohne Sammelbuchungen und ohne nachträgliche stille Korrektur
- Jeder Artikel mindestens einmal jährlich körperlich aufgenommen, dokumentiert mit Datum und aufnehmender Person
- Nachweis der Übereinstimmung zwischen Buchbestand und aufgenommenem Bestand zum Aufnahmezeitpunkt
Was das für die Software heißt
Die Anforderung lückenlos ist strenger, als sie klingt. Sie schließt Praktiken aus, die in gewachsenen Systemen verbreitet sind: Sammelabbuchungen am Tagesende, manuelle Bestandskorrekturen ohne Beleg, Umlagerungen, die nur den Ort und nicht die Bewegung dokumentieren.
Zweitens braucht das System eine Zykluszählung, die steuert, welcher Artikel wann an der Reihe ist, und die den Nachweis führt, dass jeder Artikel im Jahr erfasst wurde. Eine Zählliste in Excel neben dem System erfüllt das nicht.
Drittens muss die Zählung im laufenden Betrieb möglich sein, also mit Sperrung einzelner Lagerplätze statt des ganzen Lagers.
Zur Stichprobeninventur ist eine Klarstellung wichtig, weil im Markt häufig Faustregeln als Gesetz zitiert werden. Gesetzlich verankert ist der relative Stichprobenfehler von höchstens 1 Prozent bei 95 Prozent Aussagesicherheit. Verbreitete Zusatzregeln wie eine Mindestzahl von rund 2.000 Artikeln oder die vollständige Erfassung aller A-Artikel sind Wirtschaftlichkeits- und Schichtungspraxis nach IDW-Grundsätzen, nicht Gesetzeswortlaut. Für die Systemauswahl sind sie trotzdem relevant, sollten aber als Praxis und nicht als Norm bezeichnet werden.
Was das Verfahren kostet
Der Unterschied zwischen Vollaufnahme und permanenter Inventur ist der stärkste einzelne Wirtschaftlichkeitshebel eines WMS-Projekts.
Stillstand
Eine Stichtags-Vollaufnahme bedeutet in der Regel ein bis zwei Tage ohne Wareneingang und Versand. Die Kosten entstehen nicht im Lager, sondern im Vertrieb und in der Produktion, die währenddessen nicht beliefert werden.
Personal
Vollaufnahmen laufen häufig am Wochenende oder zwischen den Jahren mit Zuschlägen und Aushilfen. Hinzu kommt der Einarbeitungsaufwand für Kräfte, die das Lager nicht kennen, was wiederum die Fehlerquote der Aufnahme erhöht.
Nacharbeit
Differenzen aus einer Vollaufnahme müssen geklärt werden, oft ohne Kenntnis der zugrunde liegenden Bewegungen. Bei permanenter Inventur fällt die Klärung zeitnah an, solange die Vorgänge noch rekonstruierbar sind.
Kapitalbindung
Eine hohe Bestandsgenauigkeit senkt Sicherheitsbestände, weil weniger Puffer für Unsicherheit nötig ist. Dieser Effekt wirkt das ganze Jahr und wird in Wirtschaftlichkeitsrechnungen regelmäßig übersehen.
Prüfungsaufwand
Ein sauber dokumentiertes Verfahren mit nachvollziehbarer Zykluszählung verkürzt die Abschlussprüfung. Ein Verfahren, das jedes Jahr neu erklärt werden muss, verlängert sie.
Umstellungsaufwand
Der Wechsel auf ein anderes Verfahren muss mit dem Abschlussprüfer abgestimmt und dokumentiert werden. Dieser einmalige Aufwand gehört ehrlicherweise in die Rechnung, ebenso die Anlaufphase, in der beide Verfahren parallel laufen können.
Sechs Fragen, die Klarheit schaffen
Diese Fragen lassen sich mit Ja oder Nein beantworten und gehören in den Anbieterfragebogen.
Zykluszählung
Steuert das System, welcher Artikel wann zu zählen ist, und weist es nach, dass jeder Artikel im Geschäftsjahr erfasst wurde?
Zählung im laufenden Betrieb
Können einzelne Lagerplätze für die Zählung gesperrt werden, während der übrige Betrieb weiterläuft?
Belegzwang bei Korrekturen
Ist jede Bestandskorrektur zwingend mit Grund und Benutzer dokumentiert, oder sind stille Änderungen technisch möglich?
Stichprobenverfahren
Unterstützt das System ein anerkanntes statistisches Verfahren mit Schichtung, oder muss die Hochrechnung extern erfolgen?
Wertmäßige Fortschreibung
Kann das System für die verlegte Inventur die Fortschreibung bis zum Bilanzstichtag nachvollziehbar dokumentieren?
Prüferzugang
Gibt es einen lesenden Zugang mit Auswertungen, die der Abschlussprüfer selbst bedienen kann, ohne dass Daten exportiert werden müssen?
Häufige Fragen im Überblick
Die 8 Fragen, die zu diesem Thema am häufigsten gestellt werden.
Welche Inventurverfahren erlaubt das HGB?
Vier Verfahren sind zulässig: die Stichtagsinventur nach § 240 HGB als Vollaufnahme am Bilanzstichtag oder innerhalb von zehn Tagen davor oder danach, die verlegte Inventur nach § 241 Abs. 3 HGB mit Aufnahme bis zu drei Monate vor oder zwei Monate nach dem Stichtag, die permanente Inventur nach § 241 Abs. 2 HGB verteilt über das Geschäftsjahr und die Stichprobeninventur nach § 241 Abs. 1 HGB mit statistischer Hochrechnung. Welches im Einzelfall zulässig ist, hängt von der Lagerbuchführung und der Art der Bestände ab.
Was muss ein WMS für die permanente Inventur können?
Es braucht drei Fähigkeiten. Erstens eine lückenlose Lagerbuchführung, in der jeder Zu- und Abgang artikelgenau erfasst wird und Korrekturen nur mit Beleg möglich sind. Zweitens eine Zykluszählung, die steuert, welcher Artikel wann zu zählen ist, und nachweist, dass jeder Artikel mindestens einmal im Geschäftsjahr aufgenommen wurde. Drittens die Möglichkeit, einzelne Lagerplätze für die Zählung zu sperren, während der übrige Betrieb weiterläuft.
Für welche Bestände ist die permanente Inventur nicht zulässig?
Sie ist nicht zulässig für besonders wertvolle Güter und für Bestände mit unkontrollierbarem Schwund. Der Grund ist, dass bei diesen Beständen die laufende Buchführung allein nicht als hinreichend verlässlich gilt. In gemischten Lagern bedeutet das, dass für einen Teil des Sortiments weiterhin eine Stichtagsaufnahme erforderlich sein kann, während der übrige Bestand permanent aufgenommen wird. Die Abgrenzung sollte mit dem Abschlussprüfer festgelegt werden.
Wie genau muss die Stichprobeninventur sein?
Gesetzlich gefordert ist ein relativer Stichprobenfehler von höchstens 1 Prozent bei einer Aussagesicherheit von 95 Prozent. Verbreitete Zusatzregeln wie eine Mindestzahl von rund 2.000 Artikeln im Bestand oder die vollständige Erfassung aller A-Artikel sind Wirtschaftlichkeits- und Schichtungspraxis nach IDW-Grundsätzen und nicht Gesetzeswortlaut. Für die praktische Umsetzung sind sie dennoch bedeutsam, weil sich unterhalb einer gewissen Sortimentsbreite kein sinnvoller Stichprobenumfang bilden lässt.
Rechnet sich ein WMS allein über die Inventur?
In größeren Lagern häufig ja, zumindest anteilig. Der größte Kostenblock einer Stichtags-Vollaufnahme ist nicht das Zählpersonal, sondern der Stillstand von Wareneingang und Versand, dessen Kosten in Vertrieb und Produktion anfallen. Hinzu kommt ein Effekt, der regelmäßig übersehen wird: Eine hohe Bestandsgenauigkeit senkt Sicherheitsbestände und damit die Kapitalbindung, und dieser Effekt wirkt ganzjährig und nicht nur zum Stichtag.
Welche Bestandsgenauigkeit sollte ein Lager erreichen?
Als Benchmark für eine belastbare Lagerbuchführung gilt eine Bestandsgenauigkeit von über 99 Prozent, gemessen als Anteil korrekter Positionen an allen geprüften Positionen. Fortgeschrittene Betriebe liegen deutlich darüber. Unterhalb dieses Werts wird die permanente Inventur schwierig zu begründen, weil die Buchführung dann selbst als Nachweisgrundlage fraglich wird. Die Kennzahl eignet sich deshalb gut als messbares Projektziel einer WMS-Einführung.
Können wir das Inventurverfahren einfach wechseln?
Der Wechsel ist möglich, muss aber mit dem Abschlussprüfer abgestimmt und im Verfahren dokumentiert werden. Praktisch empfiehlt sich, den Wechsel nicht im ersten Jahr nach einer Systemeinführung zu vollziehen, sondern erst, wenn die Bestandsgenauigkeit über mehrere Monate stabil belegt ist. Viele Betriebe fahren im Übergangsjahr beide Verfahren parallel, um die Verlässlichkeit der laufenden Buchführung nachzuweisen.
Wer entscheidet, ob unser Verfahren zulässig ist?
Die abschließende Beurteilung trifft der Abschlussprüfer im Rahmen der Jahresabschlussprüfung. Er prüft, ob die Lagerbuchführung die Anforderungen erfüllt und ob das gewählte Verfahren zur Art der Bestände passt. Deshalb ist es sinnvoll, das Verfahren vorab abzustimmen, statt es einseitig einzuführen und im Prüfungstermin zu diskutieren. Eine saubere Verfahrensdokumentation, die das System selbst erzeugt, verkürzt diese Abstimmung erheblich.
Das Inventurverfahren gehört ins Lastenheft
Welches Verfahren möglich ist, entscheidet die Software. Wer das erst nach der Auswahl prüft, zahlt jedes Jahr die Vollaufnahme.