WMS für Elektronikhandel.
Seriennummern, Garantie, RMA und Retouren.

Was ist ein WMS für Elektronikhandel und worin unterscheidet es sich von einem Standard WMS?

Ein WMS für Elektronikhandel ist ein Lagerverwaltungssystem, das jedes Gerät über seine Seriennummer einzeln führt und Retouren, Garantie und RMA mit dem Bestand verbindet. Ein Standard WMS bucht Mengen je Artikel und Lagerplatz. Im Elektronikhandel braucht es zusätzlich Erfassungspunkte für Seriennummern im Wareneingang, beim Kommissionieren oder Verpacken, einen Abgleich beim Retoureneingang sowie Bestandsstatus für B-Ware, Reparatur und Sperrlager. Ob ein Anbieter das leistet, zeigt erst eine Demo mit eigenen Seriennummern und Retouren.

Muss ein Elektronikhändler Seriennummern im Lager erfassen?

Eine allgemeine gesetzliche Pflicht des Händlers, jede Seriennummer im Lager zu führen, ergibt sich aus den einschlägigen Vorschriften nicht. Pflichten treffen zunächst Hersteller: Nach Artikel 9 Absatz 5 der Verordnung (EU) 2023/988 sorgen sie für eine Typen-, Chargen- oder Seriennummer oder ein anderes Element zur Identifikation des Produkts. Händler erfassen Seriennummern aus eigenem Interesse, etwa für Gewährleistung, Garantie, Betrugsprävention und Rückrufe. Offene Rechtsfragen zu einzelnen Produktgruppen klären Sie mit Ihrer Rechtsberatung.

Ab wann lohnt sich Seriennummernführung auf Einzelstückebene?

Sie lohnt sich, sobald ein Fehlbestand, ein Betrugsfall oder ein Garantiefall pro Stück mehr kostet als der zusätzliche Scan. Das gilt besonders bei hochwertigen Geräten wie Smartphones, Notebooks oder Kameras, bei Herstellerrückrufen und bei Händlern mit nennenswertem Retourenanteil. Bei günstigem Zubehör reicht oft die Chargen- oder Mengenführung. Prüfen Sie je Warengruppe, ob Garantie, Retoure oder Rückruf einzelne Geräte identifizieren müssen, und rechnen Sie den Scanaufwand mit unserem Rechenbeispiel durch.

Welche Fristen gelten für Widerruf, Gewährleistung und Garantie bei Elektronik?

Der Widerruf im Fernabsatz dauert 14 Tage (§ 312g Abs. 1 und § 355 Abs. 2 BGB). Der Händler zahlt spätestens nach 14 Tagen zurück, darf aber bis zum Rückerhalt oder zum Nachweis der Absendung warten (§ 357 Abs. 1 und 4 BGB). Mängelansprüche verjähren bei beweglichen Sachen nach zwei Jahren ab Erhalt (§ 438 Abs. 1 Nr. 3 und Abs. 2 BGB). Im ersten Jahr wird ein Mangel bei Gefahrübergang vermutet (§ 477 Abs. 1 BGB). Eine Garantie gilt zusätzlich, ihre Dauer bestimmt der Garantiegeber (§ 443 BGB).

Wie läuft ein Retoureneingang mit Seriennummernabgleich ab?

Der Mitarbeiter scannt die Retoure, das System findet den Ursprungsauftrag und vergleicht die zurückgesandte Seriennummer mit der ausgelieferten. Stimmt sie nicht, stoppt der Prozess und es entsteht eine Abweichung. Danach folgen Sichtprüfung, Funktionstest und Zustandsbewertung, bei Bedarf mit Fotos. Die Disposition entscheidet über Neuware, B-Ware, Reparatur, Sperrlager, Entsorgung oder Rücksendung an den Lieferanten. Herstellerquellen beschreiben solche Pfade zum Beispiel bei prologistik und bei Microsoft Dynamics 365 mit Dispositionscodes. Alle Schritte werden am einzelnen Stück protokolliert.

Was ist eine RMA und wie hängt sie mit dem WMS zusammen?

RMA steht für Return Merchandise Authorization, auf Deutsch Rücksendegenehmigung. Der Händler vergibt eine Nummer, bevor die Ware zurückkommt, und verknüpft sie mit Auftrag, Seriennummer, Grund und gewünschter Lösung wie Gutschrift, Ersatz oder Reparatur. Das WMS nutzt die RMA Nummer am Wareneingang, um die Retoure zuzuordnen und die Disposition auszulösen. Microsoft beschreibt, dass bei Retouren ohne Voranmeldung ein RMA Auftrag erzeugt wird. Die RMA ist ein Prozessinstrument, der gesetzliche Widerruf braucht keine Begründung (§ 355 Abs. 1 BGB).

Was verlangt das ElektroG vom Onlinehändler?

Nach § 17 ElektroG nehmen Vertreiber Altgeräte zurück: bei Abgabe eines neuen Geräts gleicher Art im Verhältnis eins zu eins und Altgeräte bis 25 cm in keiner Abmessung auf Verlangen auch ohne Neukauf. Im Versandhandel zählen alle Lager- und Versandflächen zur Verkaufsfläche, die Schwelle liegt bei 400 m2. Nach § 6 Abs. 2 ElektroG dürfen Händler Geräte nicht registrierter Hersteller nicht anbieten und Fulfillment-Dienstleister sie nicht lagern, verpacken, adressieren oder versenden. Ein Pflichtfeld für die Registrierungsnummer im Artikelstamm hilft.

Wie hoch ist die Retourenquote im Elektronikhandel?

Nach einer EHI Studie vom Sommer 2025 mit 124 befragten Online-Händlern in der DACH-Region (Stand 11/2025) nennen 85,7 Prozent der Elektronikhändler eine Retourenquote bis 10 Prozent, der Rest höchstens 35 Prozent. Im Modehandel fallen die Quoten laut derselben Studie deutlich höher aus. Branchenweit schätzt Björn Asdecker von der Universität Bamberg rund 550 Millionen Retourenpakete in Deutschland für 2025. Messen Sie Ihre eigene Quote und den Prüfaufwand je Retoure, statt Durchschnitte zu übernehmen.

Kann ich Garantie und RMA im WMS abbilden oder brauche ich ein Servicesystem?

Das WMS bildet Bestand, Seriennummer und den physischen Rückfluss ab. Garantiebedingungen, Reparaturaufträge und Kundenkommunikation liegen oft im ERP oder in einem Servicesystem. Manche Anbieter decken beides ab: Xentral beschreibt automatisch erzeugte RMA Nummern und Garantiedatensätze mit Bezug zum Auftrag. Bei SAP sind Garantie und Servicebelege in der Dokumentation zu S/4HANA Service beschrieben, die Anbindung an EWM ist zu prüfen. Klären Sie, welches System die Frist je Seriennummer führt und wie der Status beim Scan sichtbar wird.

Reicht das WMS meines ERP oder Shopsystems für Elektronik?

Das hängt von der Prüftiefe ab. ERP und Shop Plattformen wie JTL, plentyONE oder Xentral beschreiben Seriennummern und Retouren in ihren Handbüchern, für kleine und mittlere Sortimente kann das genügen. Mit wachsendem Volumen, mehreren Lagern oder Automatisierung rücken eigenständige WMS in den Blick. Prüfen Sie mit einem Testszenario: Seriennummer am Wareneingang, Auswahl beim Versand, Retoure mit Abgleich, Sperrbestand. Mehr zur Abgrenzung finden Sie in unserem Beitrag WMS und ERP Integration.

Was kostet ein WMS für Elektronikhandel?

Konkrete Preise nennen die meisten Hersteller nur auf Anfrage, so steht es auch im Anbieterauszug. Kostentreiber sind das Lizenzmodell, die Zahl der Nutzer und Mobilgeräte, die Seriennummernerfassung mit Scannern, das Retourenmodul, Schnittstellen zu ERP, Shop und Marktplätzen sowie die Datenmigration. Orientierung zu Spannen gibt die Seite WMS Kosten. Das Rechenbeispiel von Find-Your-WMS zeigt, wie sich der Scanaufwand pro Jahr überschlagen lässt. Eine verbindliche Zahl liefert erst ein Angebot auf Basis Ihrer Anforderungen und Mengen.

Ist Find-Your-WMS ein Vergleichsportal?

Nein. Find-Your-WMS gehört zu Find-Your-Software, einem Werkzeug zur Softwareauswahl und keinem Bewertungsportal. Das Werkzeug erfasst Ihre Anforderungen, erzeugt eine begründete Shortlist, unterstützt Demos und Vertrag und dokumentiert alles nachvollziehbar. Der Anbieterauszug ist alphabetisch sortiert, ohne Ranking und ohne bezahlte Platzierung. Bewertungen und Schätzungen von Vergleichsportalen nutzen wir nicht. Unsere Quellen sind unsere Anbieter- und Referenzdatenbank, Herstellerangaben, Produktdokumentation, Gesetzestexte, amtliche Stellen und Fachpresse. Die Entscheidung treffen Sie anhand Ihrer eigenen Anforderungen. Mehr dazu in unserem Ratgeber Methodik.